Tout savoir sur l’émission de cartes de dépenses professionnelles aux employés : problèmes courants, défis et risques

La finance numérique est l’une des grandes tendances de la décennie actuelle. Aujourd’hui, de nombreuses plateformes en ligne proposent l’émission de cartes de dépenses professionnelles ainsi que la gestion en temps réel des dépenses de l’entreprise. Leur utilisation présente de nombreux avantages, tels qu’un meilleur suivi de la situation financière, une accélération des flux de trésorerie, l’automatisation de la comptabilité, etc.

Cependant, même les tendances les plus utiles nécessitent une analyse approfondie des avantages et des inconvénients avant la mise en œuvre d’une nouvelle solution technologique. L’utilisation de cartes de dépenses professionnelles peut comporter de nombreux risques, défis et problèmes, notamment du point de vue des relations entre l’entreprise et ses employés. Sans une préparation adéquate, cela peut ouvrir la porte à une utilisation non autorisée des fonds, à une baisse de l’efficacité comptable et même à des tensions au sein des équipes.

Dans cet aperçu, nous aborderons les problèmes les plus courants liés à une mauvaise utilisation des cartes de dépenses professionnelles et proposerons des solutions.

Utilisation abusive ou activité frauduleuse

Les méthodes traditionnelles de gestion des dépenses impliquent une communication directe entre l’employé responsable et un manager, un comptable ou un responsable financier. Cela crée une sorte de « fusible » qui réduit la motivation à enfreindre les règles et facilite la détection des fraudes.

Avec la finance numérique, la situation est différente : la réduction des interactions personnelles peut donner l’illusion d’un contrôle moins strict. Les employés peuvent consciemment ou inconsciemment utiliser des fonds du compte professionnel à des fins personnelles ou pour fournir des services à d’autres entreprises. Même si ces dépenses représentent moins de 0,1 %, elles créent des précédents dangereux et ne doivent pas être ignorées.

Solution :

• Avant de mettre en place des cartes de dépenses professionnelles, organisez une formation à l’échelle de l’entreprise afin de définir clairement ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas.
• Fixez des limites, mettez en place des validations manuelles des transactions pour les nouveaux employés et un contrôle financier sélectif. Tout cela peut être géré via la plateforme en ligne Wallester Business.
• Effectuez une analyse rétrospective des transactions, même lorsque le budget global de l’entreprise ne dépasse pas les limites établies.

Suivi et responsabilité insuffisants

Le système de remboursement des frais intègre naturellement des mécanismes de récompense et de sanction. Si un employé ne remet pas ses justificatifs à temps au service comptable, il ne reçoit pas le remboursement et doit avancer les frais professionnels sur ses propres fonds.

Avec les cartes de dépenses professionnelles, l’employé paie directement depuis le compte de l’entreprise et ne supporte pas de risque supplémentaire. En conséquence, sa motivation à tenir une documentation rigoureuse peut diminuer. Cette situation entraîne souvent la perte de documents importants, des irrégularités comptables, voire des amendes pour l’entreprise, un problème bien plus facile à prévenir qu’à corriger a posteriori.

Solution :

• Choisissez des plateformes proposant des rappels automatiques pour joindre les documents justificatifs. Par exemple, l’application mobile Wallester affiche un message rappelant de scanner les reçus.
• Mettez en place des processus clairs avec une séquence d’actions définie : demande — approbation — paiement — reporting — réception des biens ou services.
• Confiez la responsabilité du contrôle régulier des documents non seulement aux comptables et financiers, mais aussi aux chefs de service et aux responsables d’équipe.

Retards dans la résolution des problèmes

Avec les paiements en espèces ou les chèques, il est souvent possible de contourner certains problèmes. Même en cas d’irrégularités antérieures, un manager peut prendre une décision manuelle ou émettre un chèque pour garantir le paiement dans les délais. Cela réduit quelque peu le niveau de sécurité, mais permet de faire face aux contraintes de temps.

Avec les cartes de dépenses professionnelles, ces solutions « de force » ne sont plus disponibles. Tenter de contourner les systèmes automatisés peut perturber les processus et créer du chaos. Ignorer les problèmes peut, quant à lui, entraîner des retards de paiement et une perte de confiance entre la direction et les employés.

Solution :

• Prévoyez à l’avance des solutions de paiement de secours et organisez régulièrement des formations expliquant la marche à suivre en cas de problème.
• Choisissez un prestataire fiable pour l’émission de cartes de dépenses professionnelles, capable d’ouvrir instantanément de nouvelles cartes et de gérer de manière flexible le blocage et le déblocage des comptes.
• Désignez une personne responsable de la collecte des demandes des employés et de leur transmission au support technique.

Inquiétudes des employés

Les managers perçoivent souvent la finance numérique comme un phénomène exclusivement positif. Du point de vue des employés, la situation est plus nuancée. Les premières questions portent souvent sur l’équité : pourquoi un collègue a-t-il une carte et pas moi ? Pourquoi dispose-t-il d’une limite dix fois supérieure à la mienne ?

Une surveillance excessive peut également créer des tensions au sein de l’équipe. Travailler « sous surveillance » et savoir que chaque dépense est suivie est souvent perçu comme un manque de confiance, du micromanagement et le signe d’une culture d’entreprise fragile.

Solution :

• Établissez des règles claires et transparentes concernant l’attribution des cartes de dépenses professionnelles, les bénéficiaires et les critères de fixation des limites. Évitez autant que possible les modifications manuelles, sauf en cas d’urgence.
• En cas de changement de responsabilités ou de pouvoirs, révisez les limites et informez-en tous les employés par e-mail ou via la messagerie interne.
• Ne cherchez pas à dissimuler les informations : même avec la plus grande discrétion, les employés en discuteront de manière informelle. Soyez transparent sur l’utilisation des cartes et les montants alloués.

Conclusion

Les cartes de dépenses professionnelles font partie des outils de finance numérique les plus répandus et les plus efficaces. Investir dans les bons systèmes et processus permet d’en faire de véritables leviers au service de l’entreprise et de ses employés. Toutefois, chaque avantage peut comporter des inconvénients, d’où la nécessité de planifier soigneusement la transition vers de nouvelles solutions technologiques. En anticipant les défis liés à la formation, aux politiques internes et aux perceptions d’inégalité, les entreprises peuvent instaurer une relation positive avec leurs équipes tout en conservant un contrôle financier solide. L’essentiel est de trouver le juste équilibre entre supervision et confiance, afin que les employés se sentent responsabilisés et non surveillés à l’excès.