Comment améliorer votre productivité quotidienne en utilisant un éditeur PDF (à la maison et au travail)

Les professionnels d’aujourd’hui doivent être polyvalents et capables d’effectuer plusieurs tâches en même temps. Ce type de routine est plus facile à mettre en œuvre lorsque l’on dispose de ressources pratiques telles que les éditeurs PDF.

Pour le meilleur ou pour le pire, le monde évolue de plus en plus vite. Si les innovations technologiques ont apporté une contribution positive à la vie en société, elles ont également entraîné une routine de travail qui laisse peu de temps pour les loisirs dans la vie personnelle. 

Dans un scénario aussi chaotique, toute aide que nous pouvons trouver est positive. L’idée est ici de conserver les aspects précieux de la productivité tout en facilitant les activités à l’aide de la technologie. Pourquoi consacrer du temps à une tâche qui n’apporte aucune connaissance alors que vous pouvez l’automatiser ?

Dans cet article, nous allons explorer les moyens d’améliorer la productivité quotidienne à l’aide d’un service simple et flexible : l’éditeur PDF ! Plus précisément, nous allons nous concentrer sur un éditeur appelé Smallpdf, en mentionnant ses fonctions et en montrant comment chacune d’entre elles contribue à une tâche différente.

7 conseils pour améliorer la productivité quotidienne à l’aide d’un éditeur PDF

Pour utiliser Smallpdf, tout ce dont vous avez besoin est un appareil électronique avec accès à l’internet. Le service est en ligne, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de télécharger et d’installer un programme, il vous suffit d’ouvrir le lien de la plateforme dans un navigateur internet. Fonctionne sous Windows, MacOS et Linux !

1. Réduire la taille du document

Le premier outil de Smallpdf qui mérite d’être mentionné est la compression de fichiers. Par nature, les documents PDF sont plus petits que les documents Word, mais les fichiers plus volumineux peuvent encore être lourds. Heureusement, l’éditeur PDF offre la possibilité de réduire ces tailles.

La compression des fichiers PDF sous Windows et MacOS réduit légèrement la qualité des fichiers, mais pas de façon notable pour les travaux impliquant du texte, ce qui constitue une excellente option pour ceux qui doivent envoyer des documents de travail et sont confrontés à des limitations sur les serveurs de messagerie ou les intranets.

2. Convertir des fichiers PDF en Word (et vice versa)

Smallpdf peut également être utilisé pour convertir PDF en Word, si nécessaire. L’inverse est aussi possible et très utile, étant donné que pratiquement tous les appareils sont capables d’ouvrir des fichiers PDF, mais que beaucoup n’ont pas le programme Office dans leur arsenal.

Outre la conversion entre PDF et Word, il est aussi possible de transformer des fichiers d’autres extensions, tels que des images, des présentations PowerPoint et des tableaux Excel. Tout cela est très utile pour les tâches professionnelles et les études universitaires, ce qui démontre sa polyvalence.

3. Extraire et supprimer des pages d’un fichier PDF

Il n’est pas rare de recevoir un fichier PDF dont seule une partie du contenu est pertinente pour l’utilisateur. Prenons l’exemple d’un livre universitaire. Si vous ne devez étudier que le contenu du chapitre 3, tous les autres chapitres sont inutiles et constituent un inconvénient majeur.

Smallpdf dispose de deux fonctions intéressantes pour résoudre ce problème : l’extraction et la suppression de pages. La première sépare uniquement le contenu que vous souhaitez, en créant un nouveau document ; la seconde fait pratiquement la même chose, mais dans l’autre sens : elle supprime les pages spécifiques dont vous n’avez pas besoin.

4. Fusionner plusieurs PDF en un seul document

Supprimer et extraire des pages peut s’avérer nécessaire, mais comment faire lorsque le problème est inverse ? Et si vous avez plusieurs documents séparés que vous souhaitez fusionner en un seul ? Encore une fois, l’éditeur Smallpdf dispose d’une fonction utile sous la forme de la fusion de documents PDF.

Et cet outil ne se limite pas aux documents PDF, puisqu’il permet de fusionner simultanément des fichiers de formats différents et de les transformer en un seul PDF. Par exemple, il est possible d’envoyer un document Word et une image et, à la fin du processus, de les télécharger sous la forme d’un document PDF.

5. Protéger les documents par un mot de passe

Pour assurer la sécurité des informations sensibles, Smallpdf offre la possibilité de protéger vos documents PDF par des mots de passe. Cette fonction est particulièrement utile pour les contrats, les rapports financiers ou tout autre type de fichier nécessitant une certaine confidentialité.

Le mot de passe empêche les personnes non autorisées d’accéder au contenu du PDF, ce qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire lors de l’échange de documents par courrier électronique ou de leur stockage dans le cloud.

6. Ajouter des signatures numériques aux PDF

Avec la demande croissante de documents signés numériquement, Smallpdf facilite l’ajout de signatures électroniques à vos fichiers PDF. Cette fonction est extrêmement utile pour les contrats et les documents qui requièrent formalité et légalité, en évitant l’utilisation de papier et les déplacements physiques.

La signature numérique peut être insérée simplement, rapidement et en toute sécurité directement dans le PDF, ce qui vous permet de partager le document signé par courrier électronique ou via des plateformes de gestion de fichiers.

7. Explorer la traduction automatique par l’IA

Le dernier point de cette liste n’est pas toujours souligné lorsqu’on parle des outils de l’éditeur Smallpdf, mais mérite une attention : l’intelligence artificielle ! Il existe plusieurs fonctions, mais la principale est la traduction automatique des documents PDF téléchargés sur la plateforme.

Cette fonction est particulièrement utile pour les personnes qui travaillent pour des entreprises dont le siège se trouve dans d’autres pays, car elle élimine la nécessité de copier et de coller des textes dans des traducteurs externes, en effectuant le travail sur un seul site web. L’outil de traduction, associé à d’autres fonctionnalités PDF, facilite la vie des professionnels.

À noter que Smallpdf n’est pas le seul outil permettant d’améliorer la productivité : chaque activité nécessite un outil différent ! Le plus important est de ne déléguer que les tâches qui ne nécessitent pas de réflexion critique, ce qui permet d’accélérer les processus sans renoncer à la qualité.